Una solicitud de cotización útil hace más que indicar un valor de kVA. Explica el régimen, las cargas, el sistema eléctrico, el sitio, el alcance del conjunto y los límites de entrega para que los proveedores coticen sobre la misma base.
Comience por la identificación y la finalidad del proyecto
Indique la ubicación del proyecto, aplicación, función del comprador y etapa actual de diseño. Explique si el grupo electrógeno respalda una licitación, un estudio presupuestario, un diseño detallado o la sustitución de equipos existentes. Una cotización presupuestaria puede utilizar supuestos declarados, mientras que una cotización de compra necesita planos, datos confirmados del sitio y límites de responsabilidad más claros.
Indique qué protege o alimenta el grupo electrógeno. El proveedor necesita comprender si el sistema sirve a una obra de construcción, mina, hospital, instalación de telecomunicaciones, centro de datos o proceso industrial general. La aplicación por sí sola no determina el modelo, pero señala qué cuestiones operativas, normativas y de confiabilidad requieren atención.
Proporcione el requisito eléctrico
Enumere el voltaje, frecuencia, fases, disposición del cableado y método de puesta a tierra requeridos. Indique el punto de conexión y si el grupo electrógeno trabaja solo, transfiere mediante un ATS, opera en paralelo con otros equipos o se sincroniza con la red. Si la aparamenta forma parte del alcance del proveedor, incluya el diagrama unifilar del sistema y los requisitos de protección.
Proporcione los kW y kVA requeridos solo si proceden de una revisión de cargas. De lo contrario, envíe la lista de cargas y solicite la selección. Incluya potencia de operación, factor de potencia, método y secuencia de arranque de los motores principales. Identifique sistemas UPS, variadores de velocidad, transformadores, soldadoras y otras cargas que puedan afectar el comportamiento transitorio o el rendimiento del alternador.
- Voltaje, frecuencia, fases y puesta a tierra
- kW, kVA o corriente de operación por carga
- Potencias de motores, métodos de arranque y secuencia
- UPS, variadores, cargadores y cargas no lineales
- Mayor carga simultánea y escalón de carga
- ATS, operación en paralelo y límites de suministro de la aparamenta
Describa el régimen operativo
Indique si el grupo electrógeno es de respaldo, principal o de otro régimen definido. Incluya horas anuales previstas, carga media, carga máxima, duración de cortes o patrón diario de operación. Si alimenta cargas de emergencia, describa la secuencia de transferencia y qué cargas pueden retrasarse. Si proporciona potencia principal, incluya cambios estacionales y entre turnos.
No pida a los proveedores que deduzcan el régimen a partir de la potencia solicitada. Un mismo motor puede mostrar distintas potencias bajo diferentes definiciones. Exija que la oferta indique la definición de potencia seleccionada, las condiciones de referencia y cualquier límite de sobrecarga o factor de carga. Esto facilita la comparación de cotizaciones y reduce el riesgo de comprar un equipo de respaldo para operación principal habitual.
Registre las condiciones del sitio y del conjunto
Proporcione altitud, temperaturas ambiente mínima y máxima, humedad, polvo, precipitaciones, exposición a la corrosión y cualquier requisito local de emisiones. Indique si la instalación es interior o exterior. Los proyectos interiores necesitan dimensiones de sala, restricciones de flujo de aire y ruta de escape. Los proyectos exteriores necesitan información de intemperie, seguridad, drenaje y acceso al sitio.
Especifique una construcción abierta, insonorizada o en contenedor solo si la decisión ya está respaldada por el diseño del sitio. En caso contrario, describa el objetivo acústico, el espacio disponible y la exposición ambiental y permita que el proveedor proponga una disposición. Si se aplica un límite de ruido, indique la ubicación de medición, la carga y el límite del sitio en lugar de solicitar vagamente un conjunto insonorizado.
| Grupo | Información requerida | Omisión habitual |
|---|---|---|
| Eléctrico | Lista de cargas, voltaje, frecuencia y conexión | Un único valor total de kVA |
| Régimen de servicio | Horas, perfil de carga y fuente normal | Potencia principal o de respaldo sin definir |
| Sitio | Altitud, temperatura, polvo y ubicación | Condiciones estándar supuestas |
| Alcance | Equipos incluidos y límites de los trabajos en sitio | Precio del conjunto comparado sin considerar exclusiones |
Defina las interfaces de combustible y mecánicas
Indique el tipo de combustible, la autonomía requerida, la disposición de almacenamiento propuesta y la responsabilidad sobre tanques y equipos de transferencia. Para sistemas diésel, incluya requisitos de tanque diario, tanque en bancada o tanque de almacenamiento a granel, acceso para recarga y contención. Si existen especificaciones de combustible o restricciones locales, adjúntelas. No suponga que todas las opciones de motor aceptan el mismo combustible sin confirmación del fabricante.
Proporcione los límites del recorrido de escape, la disposición de refrigeración, la información de cimentación y el espacio disponible para mantenimiento. Identifique si el proveedor incluye silenciadores, conexiones flexibles, rejillas, conductos, radiadores remotos u otros equipos mecánicos. Las interfaces del conjunto deben aparecer en el plano del proveedor antes de finalizar las obras civiles y mecánicas.
Incluya controles, documentos y pruebas
Enumere los requisitos de arranque automático, señales remotas, protocolo de comunicación, sincronización, reparto de carga e interfaces de gestión del edificio. Defina qué alarmas y señales de estado se necesitan fuera del controlador del grupo electrógeno. Si el proyecto cuenta con una filosofía de control o una matriz de causa y efecto, proporciónela con anticipación. Añadir puntos de interfaz después de la fabricación puede afectar el costo y la entrega.
Solicite los documentos necesarios para revisión y entrega: fichas técnicas, disposición general, diagramas de cableado, cargas sobre la cimentación, lista de repuestos, manuales de operación y certificados aplicables. Defina el alcance de pruebas de fábrica, los requisitos de supervisión y los registros de pruebas. Solicite únicamente certificados aplicables al equipo seleccionado y al destino. Un logotipo o certificado genérico de empresa no demuestra el cumplimiento del producto.
Haga explícitos los límites comerciales
Indique el destino de entrega, la condición de envío si se conoce, la fecha requerida y las restricciones de acceso al sitio. Especifique quién se encarga de la descarga, instalación, cableado, combustible, puesta en servicio y capacitación. Si estos servicios son opcionales, solicite precios separados. Incluya la moneda de cotización, el plazo de validez y cualquier formato de licitación que deba seguir el proveedor.
Solicite una matriz de cumplimiento con supuestos, desviaciones y exclusiones. Dos ofertas pueden utilizar la misma potencia destacada e incluir interruptores automáticos, baterías, silenciadores, tanques y alcances de pruebas diferentes. Una respuesta estructurada hace visibles esas diferencias. También proporciona al comprador una lista de puntos pendientes que cerrar antes del pedido, en lugar de descubrirlos durante la instalación.
Utilice una lista final de verificación de la solicitud de cotización (RFQ)
Emita una única solicitud con control de revisiones y proporcione la misma información a todos los oferentes. Si un valor se desconoce, márquelo como pendiente en lugar de eliminar el campo. Establezca una fecha para preguntas técnicas y distribuya las aclaraciones a todos los oferentes. Esto mantiene una comparación justa y evita que supuestos privados se conviertan en decisiones de diseño ocultas.
Antes de adjudicar, confirme el modelo seleccionado, potencia, base de carga, condiciones del sitio, accesorios, lista de planos, pruebas, entrega y exclusiones. Incorpore el cuadro acordado a la orden de compra. El objetivo es un conjunto de generación que pueda instalarse y operarse como se espera, no simplemente una cotización con suficiente detalle para parecer completa.
- Ubicación del proyecto y de la instalación
- Cuadro de cargas y sistema eléctrico
- Régimen, horas y perfil operativo
- Entorno del sitio y requisito de cabina
- Interfaces de combustible, refrigeración, escape y mantenimiento
- Controles, pruebas, documentos y límites de entrega
Controle los supuestos y las revisiones de cotización
Una cotización resulta más fácil de comparar cuando todos los oferentes trabajan con la misma revisión de la solicitud. Asigne un número de revisión y una fecha a la lista de cargas, el diagrama unifilar, los datos del sitio y el documento de alcance. Si cambia un elemento, emita una aclaración breve para todos los oferentes en lugar de depender de conversaciones separadas. Pida a los proveedores que enumeren sus desviaciones y supuestos en una sección de la oferta.
Mantenga un registro comparativo de voltaje, frecuencia, potencia, cabina, refrigeración, sistema de combustible, interruptor automático, controles, accesorios, pruebas, documentación, entrega y puesta en servicio. Una celda vacía debe significar que el elemento aún necesita respuesta, no que está incluido. Esto es especialmente útil cuando un precio bajo omite servicios en sitio o auxiliares incluidos por otro proveedor.
Antes de realizar un pedido, incorpore las aclaraciones acordadas al cuadro técnico definitivo. No deje cambios importantes únicamente en cadenas de correos. El documento de compra debe remitir a los planos, fichas técnicas y lista de desviaciones aceptados, para que proveedor, instalador y equipo de puesta en servicio trabajen con el mismo alcance.